सीधा जवाब: Docshar का Compress टूल खोलें, अपनी PDF चुनें, "Target file size" में लिमिट से थोड़ा कम साइज़ लिखें (जैसे 100 KB की लिमिट के लिए 95 KB) और "Compress PDF" दबाएँ। टूल फ़ाइल को उस साइज़ तक लाने की कोशिश करता है और नया साइज़ दिखाता है। ज़्यादातर स्कैन और फ़ोटो वाली PDF इस तरह काफ़ी छोटी हो जाती हैं, पर ठीक उतना ही साइज़ आएगा, इसकी कोई गारंटी नहीं: नतीजा आपकी फ़ाइल पर निर्भर करता है।
फ़ाइल आपके ब्राउज़र में ही छोटी होती है, Docshar के सर्वर पर अपलोड नहीं होती। टूल के बटन अभी अंग्रेज़ी में हैं, इसलिए नीचे बटनों के नाम अंग्रेज़ी में ही लिखे हैं।
PDF को तय साइज़ तक छोटा करने के स्टेप
- Compress टूल खोलें। मोबाइल या कंप्यूटर पर Docshar Compress खोलें।
- अपनी PDF चुनें। "Choose file" पर टैप करें या PDF को पेज पर खींचकर छोड़ें। फ़ाइल चुनते ही उसका मौजूदा साइज़ दिखता है, जैसे "Current size: 1.8 MB"।
- टारगेट साइज़ लिखें। "Target file size" में संख्या लिखें और बगल के मेनू से KB या MB चुनें। शुरू में मौजूदा साइज़ का आधा अपने-आप भरा होता है; उसे अपनी लिमिट के हिसाब से बदलें, जैसे 200 KB के लिए 190, 100 KB के लिए 95, 50 KB के लिए 47।
- Compress करें। "Compress PDF" दबाएँ और कुछ सेकंड रुकें। नतीजे में लिखा आता है कि फ़ाइल कितने से कितनी हुई, जैसे "Compressed from 1.8 MB to 94 KB"।
- जाँचें और Download करें। "Download" दबाएँ, फ़ाइल खोलें और ज़ूम करके देखें कि सब पढ़ा जा रहा है। उसके बाद ही पोर्टल पर अपलोड करें।
फ़ॉर्म में साइज़ की लिमिट क्यों होती है
परीक्षा, स्कॉलरशिप, कॉलेज एडमिशन या नौकरी के कई पोर्टल हर डॉक्यूमेंट के लिए अधिकतम साइज़ तय करते हैं, जैसे 50 KB, 100 KB, 200 KB या 1 MB। आमतौर पर इसका कारण यह होता है कि लाखों लोगों की फ़ाइलें सर्वर पर रखनी होती हैं और धीमे इंटरनेट पर भी अपलोड चल सके। हर पोर्टल की लिमिट अलग होती है और बदल भी सकती है, इसलिए अपलोड से पहले अपने पोर्टल के मौजूदा निर्देश (notification या instructions) ज़रूर पढ़ें: कितना साइज़, कौन सा फ़ॉर्मेट (PDF या JPG) और कितने पेज।
पहले फ़ाइल का साइज़ जाँचें
सबसे आसान तरीका: फ़ाइल को Docshar Compress में चुनें, वहाँ "Current size" दिख जाता है। इसके अलावा:
- Android: फ़ाइल मैनेजर में फ़ाइल को देर तक दबाकर रखें और details या info देखें।
- iPhone: Files ऐप में फ़ाइल को देर तक दबाएँ और "Get Info" देखें।
- Windows कंप्यूटर: फ़ाइल पर राइट-क्लिक करके "Properties" खोलें।
अगर फ़ाइल पहले से लिमिट के अंदर है तो उसे छोटा करने की ज़रूरत नहीं। Compress टूल भी तभी चलता है जब टारगेट मौजूदा साइज़ से छोटा हो, और टारगेट कम से कम 5 KB होना चाहिए।
Docshar फ़ाइल को कैसे छोटा करता है
टूल पहले वह काम करता है जिसमें कोई नुकसान नहीं होता: बेकार डेटा हटाना और बिना कंप्रेस वाले हिस्सों को पैक करना। फिर PDF के अंदर की फ़ोटो और स्कैन की JPEG क्वालिटी और रिज़ॉल्यूशन धीरे-धीरे कम करता है, हल्की सेटिंग से शुरू करके, और जो सबसे अच्छी क्वालिटी आपके साइज़ में फ़िट हो वहीं रुकता है। टेक्स्ट असली टेक्स्ट ही रहता है, इसलिए साफ़ दिखता है।
इसीलिए फ़ोन से स्कैन किया गया सर्टिफ़िकेट या मार्कशीट आमतौर पर बहुत छोटी हो जाती है, जबकि लगभग सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF पहले से हल्की होती है और कम ही घटती है।
अगर फ़ाइल फिर भी बड़ी रहे
टारगेट न पहुँचे तो भी Docshar आपको सबसे छोटी बनी फ़ाइल देता है और बताता है कि जगह किस चीज़ ने ली है, जैसे एम्बेड किए गए फ़ॉन्ट। तब ये तरीके आज़माएँ:
- फ़ालतू पेज हटाएँ। एक पेज, पाँच पेज से कहीं आसानी से छोटा होता है। खाली या ग़ैर-ज़रूरी पेज Delete Pages से हटाएँ, या ज़रूरी पेज Extract Pages से अलग निकालें।
- पेजों को इमेज बनाने का विकल्प चालू करें। "Allow turning pages into images to reach the size" डिफ़ॉल्ट रूप से बंद है। इसे टिक करने पर, जब सिर्फ़ फ़ोटो छोटी करने से काम न बने, पेज इमेज में बदलकर और छोटे किए जाते हैं। ध्यान दें: ऐसे पेजों का टेक्स्ट फिर सेलेक्ट या सर्च नहीं होता। स्कैन किए सर्टिफ़िकेट के लिए यह आमतौर पर ठीक है।
- टारगेट थोड़ा बढ़ाएँ। अगर 50 KB पर फ़ाइल पढ़ने लायक नहीं रहती, तो देखें कि पोर्टल बड़ी फ़ाइल लेता है या नहीं।
- फ़ोटो से नई PDF बनाएँ। अगर आपके पास डॉक्यूमेंट की फ़ोटो है, तो JPG to PDF से "Margin" और "Page size" चुनकर PDF बनाएँ, फिर उसे Compress करें।
पढ़ने लायक क्वालिटी कैसे रखें
साइज़ जितना छोटा, स्कैन उतना धुंधला हो सकता है। 200 KB पर ज़्यादातर एक पेज के डॉक्यूमेंट साफ़ रहते हैं, पर 50 KB जैसे बहुत छोटे साइज़ पर छोटे अक्षर, मुहर (stamp) और सिग्नेचर पढ़ने में मुश्किल हो सकते हैं। अच्छा नतीजा पाने के लिए:
- फ़ोटो या स्कैन रोशनी में, सीधा और बिना परछाई के लें।
- सिर्फ़ ज़रूरी पेज रखें।
- पहले लिमिट से थोड़ा ही कम साइज़ आज़माएँ। अगर उससे बहुत कम पर भी फ़ाइल साफ़ है, तो कोई दिक्कत नहीं।
अपलोड से पहले जाँच लें
- Download की गई फ़ाइल खोलें और 100% या उससे ज़्यादा ज़ूम करके नाम, रोल नंबर, तारीख और मुहर पढ़ें।
- फ़ाइल का साइज़ फिर से देखें। Docshar 1 KB को 1,024 bytes मानता है, जबकि कुछ पोर्टल 1,000 bytes मानते हैं, इसलिए लिमिट से थोड़ा नीचे रहना सुरक्षित है।
- मूल फ़ाइल सँभालकर रखें। छोटी की गई फ़ाइल सिर्फ़ उसी पोर्टल या संस्था को दें जिसने माँगी है।
लिमिट और प्लान
बिना अकाउंट के एक फ़ाइल 10 MB तक और दिन में 3 ऑपरेशन तक कर सकते हैं; फ़्री अकाउंट पर दिन में 10 ऑपरेशन। बड़ी लिमिट paid pass पर मिलती है, जानकारी के लिए Pricing देखें। आपकी फ़ाइल कैसे प्रोसेस होती है, यह Privacy Policy में लिखा है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या Docshar ठीक 100 KB की फ़ाइल बना देगा?
Docshar आपके लिखे साइज़ तक या उससे नीचे पहुँचने की कोशिश करता है और नतीजे में असली साइज़ दिखाता है। ठीक उतना ही साइज़ आए, इसकी गारंटी नहीं है, क्योंकि यह फ़ाइल में मौजूद फ़ोटो, फ़ॉन्ट और पेजों की संख्या पर निर्भर करता है।
मेरी PDF 100 KB तक क्यों नहीं पहुँच रही?
कई पेज वाली, ज़्यादातर टेक्स्ट वाली या बड़े एम्बेड फ़ॉन्ट वाली PDF में कम करने को ज़्यादा कुछ नहीं होता। फ़ालतू पेज हटाएँ, "Allow turning pages into images to reach the size" पर टिक करके दोबारा आज़माएँ, या पोर्टल के निर्देश देखें कि बड़ी फ़ाइल चलती है या नहीं।
क्या Compress करने से डॉक्यूमेंट धुंधला हो जाएगा?
टेक्स्ट डिफ़ॉल्ट रूप से साफ़ रहता है, क्योंकि सिर्फ़ फ़ोटो और स्कैन की क्वालिटी घटाई जाती है, और उतनी ही जितनी ज़रूरी हो। 50 KB जैसे बहुत छोटे साइज़ पर स्कैन धुंधले हो सकते हैं, इसलिए अपलोड से पहले फ़ाइल खोलकर ज़ूम करके देखें।
क्या मेरी फ़ाइल किसी सर्वर पर जाती है?
नहीं। Compress आपके ब्राउज़र में ही चलता है और फ़ाइल Docshar के सर्वर पर अपलोड नहीं होती। अगर आप साइन-इन हैं, तो प्लान की लिमिट गिनने के लिए सिर्फ़ टूल का नाम, फ़ाइलों की संख्या, साइज़ और पेज संख्या दर्ज होती है, फ़ाइल का नाम या सामग्री नहीं।
अपनी PDF छोटी करने के लिए तैयार हैं?
Compress टूल में अपनी PDF चुनें, जितने KB या MB चाहिए वह लिखें और नया साइज़ देखकर Download करें।